Warum die Abrechnung so aufwendig ist
Schulbegleitung wird in der Regel in Fachleistungsstunden zu einem vereinbarten Stundensatz abgerechnet. Jeder Kostenträger hat dabei eigene Regeln: Wie wird gerundet, zählen Fahrt- oder Transportzeiten, welche Unterschriften gehören auf den Nachweis, und in welchem Format muss die Rechnung eingehen? Ein Träger, der für mehrere Jugendämter und Sozialämter arbeitet, jongliert mit vielen Varianten gleichzeitig.
Fehler kosten doppelt: Die Rechnung kommt zurück, die Zahlung verzögert sich, und das Büro muss den Fall erneut aufrollen. Deshalb setzt time4care Social bei den Regeln an und nicht erst bei der Rechnung.
Regeln einmal je Vertrag festlegen
Am Amtsvertrag hinterlegen Sie Stundensatz, Stundenkontingent und Abrechnungsmodus. Dazu kommen Rundungseinheit und Rundungsmodus des Amts, ein höchstzulässiger Überhang pro Tag, Abrechnungsfenster mit Beginn, Ende und Pause sowie die Behandlung von Transportzeiten. Eine Vorschau zeigt, wie ein Beispieltag abgerechnet würde.
Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse, Zahlungsziel, Umsatzsteuersatz und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID stehen ebenfalls am Vertrag. Damit ist jede Rechnung von Anfang an richtig adressiert.
- Stundensatz, Kontingent und Abrechnungsmodus
- Rundung, Überhang und Abrechnungsfenster
- Transportzeiten abrechenbar oder intern
- Leitweg-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Vom Stundennachweis zur Freigabe
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Einsätze laufend. Daraus entstehen Wochen- oder Monatsnachweise, die digital unterschrieben werden. Wo das Amt eine Bestätigung der Schule verlangt, holt time4care Social diese über einen gesicherten Link oder das Schulportal ein.
Im Büro prüfen Sie die Stunden in der Freigabe. Erst freigegebene Stunden fließen in die Rechnung. So rechnen Sie nur ab, was geprüft und belegt ist.
Weil Rechnung und Nachweis aus denselben Einträgen entstehen, passen beide zusammen, und Sie müssen keine Zahlen von einem Dokument ins nächste übertragen. Wie viel vom Stundenkontingent eines Vertrags bereits verbraucht ist, zeigt das Dashboard. So beantragen Sie eine Folgebewilligung rechtzeitig.
Rechnung je Klient oder als Pool
Die Klient-Abrechnung erzeugt je Kind und Kostenträger eine Rechnung aus den freigegebenen Stunden. Für Poolmodelle, bei denen eine Schulbegleitung mehrere Kinder gemeinsam unterstützt, gibt es eine eigene Pool-Abrechnung mit Abrechnungsläufen und Auswertungen.
Rechnungen erstellen Sie als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931. Viele Kommunen nehmen inzwischen nur noch E-Rechnungen an, mit time4care Social sind Sie darauf vorbereitet.
Nach dem Versand: Rückfragen, Zahlungseingang, Buchhaltung
Hat das Amt eine Frage zu einer Rechnung, stellt es sie im Behördenportal direkt am Vorgang. Sie sehen offene Rückfragen gesammelt und antworten, ohne dass E-Mails verloren gehen. Zahlungseingänge markieren Sie an der Rechnung, Zahlungserinnerungen lassen sich vor und nach Fälligkeit einstellen.
Für Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro exportieren Sie die Rechnungen im DATEV-Format. Die Übersicht zeigt jederzeit, welche Beträge gestellt, offen oder bezahlt sind.