Was Schulbegleitung in der Verwaltung bedeutet
Schulbegleitung, oft auch Schulassistenz oder Integrationshilfe genannt, unterstützt Kinder und Jugendliche mit Behinderung oder drohender Behinderung dabei, am Unterricht teilzunehmen. Grundlage ist entweder die Eingliederungshilfe nach SGB IX oder bei seelischer Behinderung die Jugendhilfe nach § 35a SGB VIII. Für den Träger heißt das: Jeder Fall beginnt mit einem Bescheid, der Umfang, Zeitraum und Stundensatz festlegt.
Ab diesem Moment laufen viele Fäden zusammen. Die Begleitung muss eingeplant werden, die Schule will wissen, wer wann kommt, die Eltern erwarten Rückmeldung zur Entwicklung, und das Amt braucht am Monatsende einen nachvollziehbaren Stundennachweis. Wenn diese Informationen in Ordnern, Tabellen und Postfächern verteilt sind, entsteht Doppelarbeit an jeder Stelle.
Ein Fall, eine Akte
In time4care Social legen Sie für jedes Kind eine Klientenakte an. Dort stehen Schule, Sorgeberechtigte, Notfallkontakt, Bedarfe und medizinische Hinweise. Der Bescheid des Amts wird als Amtsvertrag mit Vertragsnummer, Stundenkontingent, Stundensatz, Laufzeit und Ansprechpartner beim Kostenträger hinterlegt. Die Vereinbarung mit den Eltern hängt an derselben Akte.
Folgebewilligungen verknüpfen Sie mit dem Vorgängervertrag. So bleibt die Vertragshistorie eines Kindes über mehrere Schuljahre nachvollziehbar, und Sie sehen auf einen Blick, welcher Bescheid gerade gilt.
- Klientenakte mit Schule, Sorgeberechtigten und Hinweisen
- Amtsvertrag mit Stundenkontingent, Stundensatz und Laufzeit
- Elternvereinbarung und Vertragshistorie
- Warnung, bevor ein Vertrag ausläuft
Einsätze planen, Ausfälle auffangen
Die Zuordnung von Schulbegleitung zu Kind ist der Kern der Planung. In der Schichtplanung sehen Sie die Woche nach Klient oder nach Mitarbeitenden, arbeiten mit Vorlagen für wiederkehrende Schultage und erkennen Überschneidungen über die Konfliktprüfung.
Fällt eine Begleitung aus, erfassen Sie die Krankmeldung und suchen über die Vertretungsverwaltung passenden Ersatz. Urlaub und Abwesenheiten stehen im Teamkalender, sodass Sie Lücken vor dem ersten Schultag nach den Ferien erkennen.
Stunden erfassen und von der Schule bestätigen lassen
Schulbegleitungen erfassen ihre Zeiten am Smartphone direkt nach dem Unterricht. Am Ende der Woche oder des Monats entsteht daraus ein Stundennachweis, den die Mitarbeitenden digital unterschreiben.
Viele Ämter verlangen, dass die Schule die Stunden bestätigt. time4care Social schickt der Schule dafür einen gesicherten Link. Die Lehrkraft sieht die Einsätze, bestätigt sie und braucht dafür kein eigenes Benutzerkonto. Wer regelmäßig bestätigt, nutzt das Schulportal mit Verlauf aller Freigaben.
Berichte und Abrechnung
Sachstandsberichte, Tätigkeitsberichte und Entwicklungsberichte schreiben Sie in der Akte des Kindes. Für jeden Bericht legen Sie fest, ob Eltern, Schule oder Amt ihn sehen dürfen. Das ersetzt den Versand sensibler Anhänge per E-Mail.
Aus den bestätigten Stunden erstellen Sie die Rechnung an den Kostenträger, je Klient oder als Pool, auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt die Seite zur Abrechnung der Schulbegleitung.