Stundenzettel auf Papier
Schulbegleitungen schreiben Zeiten von Hand auf, das Büro tippt sie ab und sucht fehlende Unterschriften am Monatsende zusammen.
time4care Social
Software für Schulbegleitung und Inklusionsassistenz
Für Träger der Schulbegleitung, der Inklusionsassistenz und ambulanter sozialer Dienste: von der Bewilligung über Einsatz und Zeiterfassung bis zur Abrechnung mit Jugendamt und Sozialamt. Mit Portalen für Eltern, Schulen und Behörden.
- Test ohne Zahlungsdaten, bis zu 10 Benutzer
- Mandantentrennung und Hosting in Deutschland
- Abrechnung als XRechnung, ZUGFeRD und DATEV-Export
Was Träger im Alltag aufhält
Schulbegleitung und Inklusionsassistenz bedeuten viel Verwaltung zwischen Amt, Schule, Eltern und Mitarbeitenden. Typische Hürden, die time4care Social auflöst:
Kontingente in Tabellen
Bewilligte Stunden, Laufzeiten und Verlängerungen stehen in Excel. Wer zu spät merkt, dass ein Kontingent ausläuft, erbringt Leistungen ohne Kostenzusage.
Jeder Kostenträger rechnet anders
Jugendamt und Sozialamt erwarten unterschiedliche Nachweise, Stundensätze und Rechnungsformate. Rückfragen kosten Zeit und verzögern den Zahlungseingang.
Kurzfristige Ausfälle
Ist eine Begleitung krank, muss schnell eine Vertretung gefunden und informiert werden. Ohne Überblick über Qualifikation und freie Zeiten wird das zum Telefonmarathon.
Berichte per E-Mail
Entwicklungsberichte über Kinder wandern als Anhang zwischen Eltern, Schule und Amt. Das ist aufwendig und datenschutzrechtlich heikel.
Verstreute Informationen
Klientendaten, Verträge, Dienstpläne und Abwesenheiten liegen in verschiedenen Programmen. Niemand hat den vollständigen Stand eines Falls.
Funktionen von der Bewilligung bis zur Abrechnung
time4care Social folgt dem Weg eines Falls: Bewilligung, Einsatz, Zeiterfassung, Nachweis bei der Schule und Abrechnung mit dem Kostenträger.
- 1
Bewilligung
Legen Sie Klienten mit Schule, Sorgeberechtigten und Bedarfen an und hinterlegen Sie die Kostenzusage des Amts als Vertrag mit Stundenkontingent und Laufzeit.
- Klientenakte mit Einrichtung, Sorgeberechtigten, Notfallkontakt und Hinweisen
- Amtsverträge mit Jugendamt oder Sozialamt, Aktenzeichen und Ansprechpartner
- Vereinbarungen mit den Eltern samt Vertragshistorie
- Warnungen vor Ablauf von Verträgen und verbrauchten Kontingenten
- 2
Einsatz
Ordnen Sie Inklusionsbegleitungen den Klienten zu und planen Sie Schichten in der Wochenansicht, nach Klient oder nach Mitarbeitenden.
- Schichtplanung mit Vorlagen und Konfliktprüfung
- Vertretungen anfragen, vorschlagen und freigeben
- Teamkalender mit Urlaub, Krankmeldungen und Abwesenheiten
- Kalenderabgleich mit Outlook
- 3
Zeiterfassung
Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten direkt nach dem Einsatz, am Smartphone, im Browser oder am Kiosk-Terminal. Das Büro prüft und gibt frei.
- Mobile Zeiterfassung als Web-App, auch bei schwacher Verbindung
- Kiosk-Modus für gemeinsam genutzte Geräte
- Wochen- und Monatsnachweise mit digitaler Unterschrift
- Arbeitszeitkonto und Fahrtkosten je Mitarbeitenden
- 4
Nachweis und Schule
Die Schule bestätigt die geleisteten Stunden über einen gesicherten Link oder im Schulportal. Berichte gehen geordnet an Eltern, Schule und Amt.
- Stundenbestätigung durch die Schule ohne eigenes Benutzerkonto
- Sachstands- und Tätigkeitsberichte, Gesprächs- und Aktennotizen
- Entwicklungsberichte mit Freigabestatus für Eltern, Amt und Schule
- Erinnerungen an Hilfeplangespräche und Fristen
- 5
Abrechnung
Aus freigegebenen Stunden entstehen Rechnungen an den jeweiligen Kostenträger, je Klient oder für Poolmodelle, mit E-Rechnung und Export für die Buchhaltung.
- Klient-Abrechnung und Pool-Abrechnung
- E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD
- Rückfragen des Amts zu Rechnungen direkt am Vorgang
- DATEV-Export für Ihre Buchhaltung
Klientenakte mit Kostenträger und Vereinbarung
Schichtplanung in der Wochenansicht
Berichte mit Freigabe für Eltern, Amt und Schule
Außerdem enthalten
Urlaub und Abwesenheiten
Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Abwesenheiten mit Übersicht im Teamkalender.
Personalverwaltung
Mitarbeitende und ihre Dokumente an einem Ort, im Paket Professional mit Bewerbermanagement.
Qualität und Beschwerden
Feedback von Eltern einholen und Beschwerden strukturiert bearbeiten, auch über ein öffentliches Formular.
Microsoft 365
Benutzer aus Microsoft Entra ID übernehmen, Mails über Ihr eigenes Postfach versenden, Anmeldung per Single Sign-On im Paket Enterprise.
Dokumente und Vorlagen
Dokumentenablage je Klient und Vorlagen für Verträge und Schreiben.
Auswertungen
Dashboard mit Stundenkontingenten, laufenden Zuordnungen und offenen Warnungen.
Portale für Eltern, Schulen und Behörden
Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten, jeder sieht nur, was für ihn freigegeben ist. Das ersetzt Mailverkehr mit Anhängen und Rückrufe.
Elternportal
Sorgeberechtigte sehen freigegebene Berichte und Vereinbarungen, geben Feedback und schreiben dem Träger direkt.
- Berichte und Verträge
- Nachrichten an den Träger
- Feedback und Beschwerden
Schulportal
Lehrkräfte und Schulleitung bestätigen Stunden, sehen den Verlauf und erhalten die für sie freigegebenen Berichte.
- Stundenfreigaben
- Historie der Bestätigungen
- Berichte und Beschwerden
Behördenportal
Jugendamt und Sozialamt sehen ihre Verträge, Rechnungen und Berichte und stellen Rückfragen direkt zum Vorgang.
- Verträge und Rechnungen
- Berichte
- Rückfragen und Beschwerden
Die Portale sind im Paket Professional enthalten.
Datenschutz für Daten über Kinder
Angaben zu Behinderung, Förderbedarf und Entwicklung eines Kindes sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. time4care Social ist darauf ausgelegt, dass diese Daten nur die sehen, die sie für ihre Aufgabe brauchen.
Mandantentrennung
Jeder Träger arbeitet in einem eigenen Mandanten. Die Trennung ist in der Datenbank durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche.
Rollen und Freigaben
Eltern, Schulen und Ämter sehen nur Inhalte, die der Träger für sie freigegeben hat.
Hosting in Deutschland
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie bei der Registrierung ab.
Sichere Anmeldung
Zweiter Faktor per Authenticator-App, im Paket Professional zusätzlich Protokollierung und feingranulare Rechte.
Preise für time4care Social
Abgerechnet wird je Benutzer. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 10 %.
Starter
Für kleine Träger, die mit den Grundfunktionen starten.
9,00 €je Benutzer und Monat, netto
- Klienten, Einsätze und Zeiterfassung
- Urlaub und Krankmeldungen
- Tagesberichte und Dokumente
- Mitarbeiterportal
- Bis zu 25 Benutzer
Professional
Für Träger mit Abrechnung, Portalen und Qualitätsmanagement.
24,50 €je Benutzer und Monat, netto
- Alles aus Starter
- Abrechnung mit Kostenträgern und DATEV-Export
- Eltern-, Schul- und Behördenportal
- Sachstandsberichte und Verträge
- Schichtplanung, Kiosk und mobile Zeiterfassung
- Qualitätsmanagement und Feedback
Enterprise
Für große Träger mit besonderen Anforderungen.
Auf Anfrageindividuelles Angebot
- Alles aus Professional
- Single Sign-On und Schnittstellen
- Eigenes Erscheinungsbild und eigene Domain
- Mehrere Mandanten
- Persönliche Betreuung und SLA
Der Test läuft 14 Tage im Paket Professional mit bis zu 10 Benutzern, ohne Zahlungsdaten. Gebucht wird anschließend direkt in der App. Preise in der App · Alle Preise im Vergleich
In drei Schritten startklar
- 1
Testen
Registrieren Sie Ihren Träger in der App. Sie testen 14 Tage das Paket Professional mit bis zu 10 Benutzern, ohne Zahlungsdaten.
- 2
Einrichten
Legen Sie Kostenträger, Schulen, Klienten und Mitarbeitende an. Benutzer lassen sich aus Microsoft Entra ID oder per CSV übernehmen.
- 3
Abrechnen
Erfassen Sie die ersten Einsätze, lassen Sie Stunden von der Schule bestätigen und erstellen Sie die Rechnung an das Amt. Ihre Daten aus dem Test bleiben nach der Buchung erhalten.
Häufige Fragen zu time4care Social
Für welche Träger ist time4care Social gedacht?
Für Träger der Schulbegleitung und Schulassistenz, der Inklusionsassistenz in der Eingliederungshilfe nach SGB IX und der Jugendhilfe nach § 35a SGB VIII sowie für ambulante soziale Dienste. Abgebildet ist der ganze Weg von der Bewilligung über Einsatz und Zeiterfassung bis zur Abrechnung mit dem Kostenträger.
Ist time4care Social eine Pflegesoftware?
Nein. time4care Social ist keine Software für Pflegedienste oder Altenpflege. Sie ist auf Träger ausgerichtet, die Kinder und Jugendliche in Schule und Alltag begleiten und mit Jugendamt oder Sozialamt abrechnen.
Wie funktioniert die Abrechnung mit Jugendamt und Sozialamt?
Sie hinterlegen je Klient den Vertrag mit dem Kostenträger. Freigegebene Stunden werden daraus je Klient oder als Pool abgerechnet. Die Rechnung kann als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden, für die Buchhaltung steht ein DATEV-Export bereit. Rückfragen des Amts laufen über das Behördenportal.
Wie bestätigt die Schule die Stunden?
Die Schule erhält einen gesicherten, zeitlich begrenzten Link und bestätigt die Stunden ohne eigenes Benutzerkonto. Alternativ arbeitet die Schule im Schulportal und sieht dort auch den Verlauf früherer Bestätigungen.
Können Schulbegleitungen ihre Zeiten mobil erfassen?
Ja. Die Zeiterfassung läuft als Web-App auf dem Smartphone und zeigt an, wenn keine Verbindung besteht. Für gemeinsam genutzte Geräte gibt es einen Kiosk-Modus. Mobile Erfassung und Kiosk sind im Paket Professional enthalten.
Wie werden die Daten der Kinder geschützt?
Daten über Kinder sind besonders schutzwürdig nach Art. 9 DSGVO. Jeder Träger arbeitet in einem eigenen, technisch getrennten Mandanten. Zugriffe sind über Rollen geregelt, die Anmeldung lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern, und die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie bei der Registrierung ab.
Was kostet time4care Social?
Starter kostet 9,00 € je Benutzer und Monat für bis zu 25 Benutzer, Professional 24,50 € je Benutzer und Monat. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 10 %. Enterprise gibt es auf Anfrage. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Was passiert nach dem kostenlosen Test?
Nach 14 Tagen wird der Zugang pausiert, Ihre Daten bleiben erhalten. Sobald Sie in der App ein Paket buchen, arbeiten Sie mit denselben Daten weiter. Ohne Buchung entstehen keine Kosten.
Können wir uns mit Microsoft 365 anmelden?
Benutzer lassen sich aus Microsoft Entra ID übernehmen, und Mails an Eltern und Schulen können über Ihr eigenes Microsoft-365-Postfach versendet werden. Die Anmeldung per Single Sign-On ist im Paket Enterprise enthalten.
Weniger Verwaltung, mehr Zeit für die Begleitung
Testen Sie time4care Social mit Ihren eigenen Klienten, Verträgen und Mitarbeitenden. Oder lassen Sie sich die Software in einer Demo zeigen.
Ohne Zahlungsdaten. Paket Professional, bis zu 10 Benutzer.
Bereit für weniger Verwaltung?
Praxen starten mit einer kostenlosen Demo. Soziale Träger testen time4care Social 14 Tage direkt in der App, ohne Zahlungsdaten.