Rahmen: Bewilligung, Kontingent, Bericht
Seit der Reform durch das Bundesteilhabegesetz ist die Eingliederungshilfe im zweiten Teil des SGB IX geregelt. Für Kinder und Jugendliche mit seelischer Behinderung ist weiterhin das Jugendamt nach § 35a SGB VIII zuständig. In beiden Fällen bewilligt der Kostenträger eine Leistung in einem bestimmten Umfang und für einen bestimmten Zeitraum, häufig verbunden mit einem Hilfe- oder Teilhabeplan.
Für den Leistungserbringer folgen daraus drei Pflichten: Er darf das Kontingent nicht ohne Zusage überschreiten, er muss die erbrachten Stunden nachweisen, und er berichtet regelmäßig über den Verlauf. time4care Social ist entlang dieser drei Pflichten aufgebaut.
Bewilligungen und Kontingente im Blick
Jede Bewilligung erfassen Sie als Amtsvertrag mit Kostenträger, Aktenzeichen, Bewilligungsstatus, Stundenkontingent, Stundensatz und Laufzeit. Das Dashboard zeigt, wie viel vom Gesamtkontingent verbraucht ist und welche Verträge demnächst auslaufen.
Läuft eine Bewilligung aus, legen Sie den Folgevertrag an und verknüpfen ihn mit dem Vorgänger. Kündigungen halten Sie mit Datum und Dokument fest. So bleibt jederzeit erkennbar, auf welcher Grundlage eine Leistung erbracht wurde.
Zu jeder Bewilligung gehört ein Ansprechpartner beim Kostenträger. Im Adressbuch und im Behördenportal finden Sie Fallmanagement und Rechnungsempfänger des Amts an einer Stelle. Wechselt die Zuständigkeit, ändern Sie den Kontakt einmal, und alle laufenden Verträge sind auf dem neuen Stand.
- Amtsverträge mit Bewilligungsstatus und Kontingent
- Verbrauch des Kontingents im Dashboard
- Vorgänger- und Folgeverträge verknüpft
- Kündigungen mit Datum und Dokument
Hilfeplanung und Berichte
Termine für Hilfeplangespräche legen Sie als Erinnerung an, damit Vorbereitung und Bericht rechtzeitig fertig sind. Die Berichte entstehen in time4care Social: Sachstandsberichte mit einem geführten Assistenten, Tätigkeitsberichte, Gesprächsnotizen, Aktennotizen und Entwicklungsberichte.
Jeder Bericht hat einen Status vom Entwurf bis zum Abschluss. Für Eltern, Schule und Amt legen Sie getrennt fest, ob sie den Bericht sehen. Im Archiv und in der Zeitleiste finden Sie frühere Berichte eines Klienten schnell wieder.
Qualität und Beschwerdemanagement
Leistungs- und Prüfvereinbarungen verlangen zunehmend ein nachvollziehbares Qualitätsmanagement. time4care Social bietet dafür Feedbackformulare für Eltern, ein Beschwerdemanagement mit öffentlichem Formular und QR-Code sowie eine Übersicht über eingegangene Rückmeldungen.
Beschwerden können auch über das Eltern-, Schul- oder Behördenportal eingehen. Sie werden an einer Stelle bearbeitet und dokumentiert.
Nachweis und Abrechnung
Die Stunden Ihrer Mitarbeitenden fließen über Zeiterfassung, Freigabe und gegebenenfalls Schulbestätigung in die Abrechnung. Die Abrechnungsregeln je Vertrag, etwa Rundung, Abrechnungsfenster oder Transportzeiten, hinterlegen Sie einmal. Die Rechnung geht an den Kostenträger, auf Wunsch als E-Rechnung.
Für die Buchhaltung exportieren Sie Rechnungen im DATEV-Format. Rückfragen des Amts zu einzelnen Rechnungen beantworten Sie direkt am Vorgang.