Die Aufgabe des Trägers
Inklusionsassistenzen begleiten Kinder und Jugendliche in Kita, Schule oder Freizeit. Leistungsrechtlich ist das meist eine Assistenzleistung der Eingliederungshilfe, im Schulbereich als Leistung zur Teilhabe an Bildung nach § 112 SGB IX, oder eine Hilfe nach § 35a SGB VIII. Der Träger stellt die Assistenzkräfte, plant ihre Einsätze, hält Kontakt zu Familie und Einrichtung und weist die Leistung gegenüber dem Kostenträger nach.
Gerade bei mehreren Dutzend Assistenzkräften wird die Personaldisposition schnell zur Hauptarbeit. Wer begleitet welches Kind, wer hat welche Erfahrung, wer springt bei Krankheit ein, und wie viele Stunden sind vom Kontingent noch übrig?
Zuordnung und Schichtplanung
In time4care Social ordnen Sie jede Assistenzkraft einem oder mehreren Klienten zu, jeweils mit Zeitraum. Die laufenden Zuordnungen sehen Sie im Dashboard. Für den Alltag planen Sie Schichten in der Wochenansicht, gefiltert nach Klient oder nach Mitarbeitenden, und legen Vorlagen für feste Wochenmuster an.
Die Konfliktprüfung zeigt, wenn eine Assistenzkraft doppelt verplant ist oder in einer Abwesenheit eingeteilt wurde. Wer seinen Outlook-Kalender verbindet, sieht die eigenen Schichten auch dort.
Weil jede Schicht einem Klienten und damit einem Amtsvertrag zugeordnet ist, sehen Sie schon bei der Planung, ob das bewilligte Stundenkontingent für den Monat reicht. Engpässe fallen auf, bevor die Leistung erbracht ist, und nicht erst bei der Abrechnung. Das schützt Sie vor Stunden, die das Amt später nicht bezahlt.
- Zuordnung von Assistenzkraft zu Klient mit Zeitraum
- Wochenplanung nach Klient oder Mitarbeitenden
- Vorlagen für wiederkehrende Einsätze
- Konfliktprüfung bei Doppelbelegung und Abwesenheit
Vertretung, Urlaub und Krankheit
Krankmeldungen, Urlaubsanträge und weitere Abwesenheiten laufen über die Abwesenheitsverwaltung. Mitarbeitende stellen Anträge selbst, die Leitung genehmigt sie, und der Teamkalender zeigt sofort, wo Lücken entstehen.
Für ausgefallene Einsätze legen Sie eine Vertretungsanfrage an. time4care Social schlägt mögliche Vertretungen vor, Sie geben die passende frei. Die Vertretung erfasst ihre Stunden anschließend beim jeweiligen Klienten.
Mitarbeiterportal für Assistenzkräfte
Assistenzkräfte arbeiten selten am Schreibtisch. Im Mitarbeiterportal sehen sie ihre Schichten, die zugeordneten Klienten und ihr Arbeitszeitkonto. Zeiten erfassen sie mobil, Tätigkeitsberichte und Sachstandsberichte schreiben sie direkt zum Kind.
Nachrichten an das Büro laufen über die integrierte Kommunikation statt über private Messenger. Das hält personenbezogene Daten im geschützten System.
Eltern, Einrichtungen und Ämter einbinden
Im Elternportal sehen Sorgeberechtigte freigegebene Berichte und ihre Vereinbarung, geben Feedback und schreiben dem Träger. Schulen und andere Einrichtungen bestätigen Stunden über das Schulportal oder einen Freigabelink. Das Amt sieht im Behördenportal Verträge, Rechnungen und Berichte und stellt Rückfragen direkt am Vorgang.
Jede Gruppe sieht nur die Inhalte, die Sie für sie freigeben. Die technische Trennung der Mandanten und die Rollen sorgen dafür, dass Daten über Kinder nicht bei Unbefugten landen.