Zwei Zwecke, eine Erfassung
Die Arbeitszeit einer Schulbegleitung dient zwei Zwecken. Für den Träger als Arbeitgeber ist sie Grundlage für Lohn, Überstunden und das Arbeitszeitkonto. Für den Kostenträger ist sie der Nachweis der erbrachten Leistung je Kind. Wer beides getrennt erfasst, etwa auf einem Stundenzettel für die Schule und in einer Tabelle für die Lohnabrechnung, macht die Arbeit doppelt und riskiert Abweichungen.
In time4care Social erfassen Mitarbeitende jeden Einsatz einmal und ordnen ihn dem Klienten zu. Daraus entstehen der Leistungsnachweis für das Amt und die Arbeitszeit für das Arbeitszeitkonto.
Mobil, im Browser oder am Kiosk
Die mobile Zeiterfassung läuft als Web-App auf jedem Smartphone und lässt sich auf den Startbildschirm legen. Ist im Schulgebäude keine Verbindung vorhanden, speichert die Anwendung neue Einträge auf dem Gerät zwischen und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist.
Für Standorte mit gemeinsam genutztem Gerät gibt es den Kiosk-Modus. Mitarbeitende melden sich dort an, erfassen ihre Zeit und sehen Wochen- und Monatsübersichten. Im Büro steht die Erfassung im Browser mit Kalenderansicht zur Verfügung.
- Web-App für das Smartphone ohne App-Store
- Zwischenspeicherung ohne Verbindung
- Kiosk-Modus für gemeinsam genutzte Geräte
- Kalender- und Tabellenansicht im Büro
Stundennachweis mit Unterschrift
Aus den Einträgen entstehen Wochen- und Monatsnachweise. Die Mitarbeitenden unterschreiben digital auf dem Bildschirm, ein Ausdruck ist nicht nötig. Erinnerungen weisen darauf hin, wenn Einträge oder Nachweise fehlen.
Verlangt der Kostenträger eine Bestätigung der Schule, erhält die Schule einen gesicherten Link. Sie sieht die Einsätze mit Datum, Uhrzeit und Kind und bestätigt sie, ohne ein Konto anzulegen. Alternativ nutzt sie das Schulportal.
Freigabe im Büro
Bevor Stunden abgerechnet werden, prüft das Büro sie in der Freigabe. Die Wochenübersicht zeigt alle Mitarbeitenden nebeneinander, Auffälligkeiten fallen schnell auf. Freigegebene Stunden gehen in die Rechnung an den Kostenträger, nicht freigegebene bleiben zur Klärung stehen.
Die Abrechnungsregeln des Amtsvertrags, etwa Rundung und Abrechnungsfenster, wirken erst bei der Abrechnung. Die Mitarbeitenden erfassen also ihre tatsächlichen Zeiten, die Umrechnung übernimmt das System.
Arbeitszeitkonto, Fahrtkosten und Abwesenheiten
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ein Arbeitszeitkonto, das Soll und Ist gegenüberstellt. Fahrtkosten erfassen Mitarbeitende im Paket Professional gleich mit. Urlaub, Krankmeldungen und weitere Abwesenheiten laufen über die Abwesenheitsverwaltung und erscheinen im Teamkalender.
So hat die Leitung alle Informationen für Einsatzplanung, Vertretung und Lohnabrechnung an einer Stelle.
Für die Lohnabrechnung exportieren Sie die Zeiten als Excel- oder PDF-Auswertung. Ihre Lohnbuchhaltung erhält damit genau die Stunden, die auch gegenüber dem Amt nachgewiesen wurden, und muss nichts aus Stundenzetteln abtippen.