Digitale Werkzeuge für Träger der Schulbegleitung

Viele Beteiligte, ein Fall

Ein Träger der Schulbegleitung koordiniert für jedes Kind mehrere Beteiligte: die Fachkraft in der Schule, die Lehrkräfte, die Eltern, den Kostenträger und das eigene Büro. Dazu kommen Vertretungen bei Krankheit, Ferienzeiten und wechselnde Bewilligungen. Ohne digitale Unterstützung entsteht an jeder Schnittstelle Nacharbeit.

Fünf Bausteine, die zusammengehören

• Fall- und Bewilligungsverwaltung: Kind, Schule, Kostenträger, bewilligte Stunden und Laufzeit
• Einsatzplanung: wer begleitet welches Kind wann, mit Vertretung bei Ausfall
• Mobile Zeiterfassung: Stunden direkt am Smartphone erfassen
• Portale: Schule, Eltern und Behörde sehen und bestätigen, was sie betrifft
• Abrechnung: Rechnungen an den Kostenträger aus den bestätigten Stunden

Einsatzplanung als Dreh- und Angelpunkt

Die Einsatzplanung verbindet Bewilligung und Personal. Sie zeigt, welche Kinder versorgt sind, wo Stunden fehlen und wer bei einem Ausfall einspringen kann. Wichtig ist, dass Änderungen sofort bei der Fachkraft ankommen.

Zeiterfassung dort, wo die Arbeit passiert

Schulbegleiterinnen und Schulbegleiter arbeiten in der Schule, nicht im Büro. Eine mobile Zeiterfassung im Browser des Smartphones erspart den Stundenzettel. Aus den erfassten Zeiten entsteht der Stundennachweis je Kind, den die Schule digital bestätigt.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Strikte Trennung der Daten je Träger und Rollen mit klaren Rechten
• Server in Deutschland und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Bedienbarkeit am Smartphone für die Fachkräfte
• Abrechnung mit mehreren Kostenträgern und Export für die Buchhaltung
• Anbindung an vorhandene Werkzeuge wie Microsoft 365

Integration statt Insellösungen

Getrennte Werkzeuge für Planung, Zeiten, Berichte und Rechnungen führen zu Doppeleingaben und Abweichungen. Wenn alle Bausteine auf denselben Daten arbeiten, fließt die Bewilligung in die Planung, die Planung in die Zeiterfassung und die bestätigten Zeiten in die Rechnung.