Warum Dokumentation in der Schulbegleitung zählt
Schulbegleitung und Inklusionsassistenz werden vom Kostenträger bewilligt und nach erbrachten Stunden bezahlt. Kostenträger ist bei seelischer Behinderung das Jugendamt nach § 35a SGB VIII, sonst der Träger der Eingliederungshilfe nach SGB IX. Für den Träger der Leistung ist die Dokumentation deshalb doppelt wichtig: Sie belegt die Abrechnung, und sie ist Grundlage für die Fortschreibung der Hilfe.
Rechtlicher Rahmen im Überblick
- § 112 SGB IX: Leistungen zur Teilhabe an Bildung, darunter Hilfen zur Schulbildung
- §§ 117 ff. SGB IX: Gesamtplanverfahren in der Eingliederungshilfe
- § 35a SGB VIII: Eingliederungshilfe für Kinder und Jugendliche mit seelischer Behinderung, mit Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII
- §§ 123 ff. SGB IX: Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen mit dem Träger der Eingliederungshilfe
- DSGVO (Art. 9) und Sozialdatenschutz (§ 35 SGB I, §§ 67 ff. SGB X)
Welche Nachweise im Einzelnen verlangt werden, regeln der Bescheid und die Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kostenträger. Prüfen Sie diese Unterlagen, bevor Sie Ihre Dokumentation festlegen.
Was Träger typischerweise dokumentieren
- Einsatzzeiten je Kind und Tag, getrennt nach Bewilligung
- Ausfälle und ihre Gründe, etwa Krankheit des Kindes oder Unterrichtsausfall
- Vertretungen und Wechsel der Begleitperson
- Sachstands- und Entwicklungsberichte zu den vereinbarten Terminen
- Besondere Vorkommnisse und Absprachen mit Schule und Eltern
Von Papier zu digital
Auf Papier wandern Stundenzettel zwischen Fachkraft, Schule und Büro, werden abgetippt und mit der Bewilligung abgeglichen. Digital erfasst die Fachkraft ihre Zeiten einmal, die Schule bestätigt sie, und das Büro rechnet aus denselben Daten ab. Das spart Wege und vermeidet Übertragungsfehler.
In time4care Social erfassen Fachkräfte ihre Zeiten mobil, die Schule bestätigt Stunden und Berichte über das Schulportal, und Sachstands- und Tätigkeitsberichte lassen sich für Eltern, Amt und Schule freigeben. Die Abrechnung entsteht aus den bestätigten Stunden.
Einführung in der Praxis
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Nachweise verlangen Ihre Kostenträger, wer erfasst was, wo entstehen Doppelungen? Starten Sie mit einem Team oder einer Schule, sammeln Sie Rückmeldungen und weiten Sie die Nutzung dann aus. Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein.